Việc chuyển đến văn phòng mới tưởng chừng đơn giản nhưng lại vô cùng quan trọng. Nhiều công ty không chuẩn bị kỹ trước khi chuyển đến văn phòng mới và mắc nhiều sai lầm. Bài viết sau đây sẽ chia sẻ những điều cơ bản bạn cần lưu ý để biết khi chuyển văn phòng cần làm những gì nhé!

Chuyển văn phòng cần làm những gì?

Lập kế hoạch di dời văn phòng

Khi đã quyết định được địa điểm thuê văn phòng, bạn cần chuẩn bị càng chi tiết càng tốt để mọi việc diễn ra suôn sẻ, việc chuyển đến văn phòng mới cũng vậy. Bằng cách tạo một kế hoạch chi tiết, bạn sẽ biết những nhiệm vụ nào bạn muốn hoàn thành, phân công trợ giúp và lường trước những khó khăn bạn sẽ gặp phải trong quá trình di chuyển để có thể quản lý chúng tốt nhất.

Cho dù mọi nhân viên có tham gia vào quá trình chuyển văn phòng hay không, bạn cần phải có sẵn kế hoạch để nhân viên có thể chủ động thực hiện.

Lên kế hoạch chuyển văn phòng để tránh sai lầm:

• Thời gian di chuyển ước tính
• Thiết kế nội thất văn phòng mới có yêu cầu bổ sung tài sản và thiết bị mới không?
• Sắp xếp chỗ ngồi cho nhân viên ở các bộ phận khác nhau
• Chi phí di dời văn phòng ước tính, bao gồm chi phí thuê nhân công, chi phí vận chuyển và các chi phí phát sinh khác
• Sửa đổi các thủ tục, hồ sơ liên quan hoặc thay đổi địa chỉ công ty đã đăng ký khi cần thiết
• Mua thêm hoặc thay thế bàn ghế, thiết bị văn phòng ;
• Di chuyển điện thoại và Internet;
• Chỉnh sửa sổ đăng ký kinh doanh (nếu cần)

Xác định ngày giờ chuyển văn phòng

Quá trình xác định ngày giờ chuyển văn phòng căn cứ vào hoàn cảnh thực tế, chẳng hạn như hợp đồng thuê văn phòng cũ đã hết hạn chưa và văn phòng mới đã sẵn sàng để vào sử dụng chưa? Hoặc, trong một số trường hợp, chủ doanh nghiệp lo ngại về phong thủy, tuổi tác khi chuyển đến văn phòng mới nên chọn ngày, giờ tốt để chuyển đến.

Ngoài ra, việc ấn định ngày giờ chuyển văn phòng phải đảm bảo hoạt động kinh doanh chung của công ty không bị ảnh hưởng như sắp xếp cuộc họp với đối tác, nhân viên đi công tác hay trong dịp công việc đang chất đống thì việc chuyển văn phòng nên được hạn chế.

Liệt kê tài sản và kế hoạch vận chuyển

Việc thống kê chi tiết tổng tài sản và trang thiết bị văn phòng là vô cùng cần thiết. Công việc này giúp bạn không bị hết tài sản trong quá trình vận chuyển và còn biết cách đóng gói đúng cách từng thiết bị đồng thời liệt kê tài sản hiện có của mình. Hơn nữa, nó là cơ sở để lập kế hoạch sắp xếp hợp lý nội thất và trang thiết bị văn phòng mới.

Sau khi liệt kê số lượng tài sản cần chuyển, lập tức đưa ra kế hoạch vận chuyển, bao gồm thông số kỹ thuật đóng gói, đồ đạc cần chuyển trước, đồ đạc cần chuyển sau, phương tiện sử dụng và nhân sự chịu trách nhiệm vận chuyển, đồng thời giám sát quá trình vận chuyển. Ngoài ra, đồ đạc, thiết bị của mỗi nhân viên cần phải được dán nhãn để tránh nhầm lẫn hoặc mã tài sản không chính xác cho từng nhân viên và bộ phận.

Chuẩn bị chi phí chuyển văn phòng

Sau khi lập kế hoạch chuyển văn phòng, hãy xác định chi phí cần thiết để chuẩn bị trước dựa trên kế hoạch này. Bạn có thể ước tính chi phí bằng cách xem giá của một số dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói. Hãy chuẩn bị sẵn những chi phí phát sinh có thể phát sinh để quá trình di chuyển diễn ra suôn sẻ.

Chi phí chuyển văn phòng phụ thuộc vào các yếu tố sau:

• Các loại phương tiện cho thuê vận tải
• Số lượng hàng hóa cần vận chuyển
• Khoảng cách giữa điểm đi và điểm đến.
• Các chi phí khác: đường, cầu, BOT, phí đỗ xe, v.v.

Chuẩn bị & sắp xếp vật dụng chuyển dọn

Mặc dù các đơn vị vận chuyển nhà và văn phòng có hỗ trợ đóng thùng và container nhưng bạn vẫn cần chuẩn bị sẵn sàng để tiết kiệm thời gian. Thùng carton là vật dụng không thể thiếu khi bạn có ý định chuyển văn phòng và là vật dụng hữu hiệu trong việc tổ chức vận chuyển đồ đạc. Bạn phải có đủ số lượng hộp cho từng nhân viên và bộ phận.

Điều tốt nhất nên làm là để mọi người sắp xếp đồ đạc của mình để tránh nhầm lẫn trong quá trình vận chuyển. Đối với mỗi thiết bị, đồ vật cần vận chuyển cũng phải chuẩn bị sẵn hộp đóng gói để tránh va đập trong quá trình di chuyển.

Ngoài ra, bạn sẽ muốn chuẩn bị thêm báo, xốp và băng dính để đóng gói dễ dàng hơn. Bạn có thể giao nhiệm vụ này cho bộ phận nhân sự hoặc bộ phận lễ tân, nhân viên sẽ chủ động chuẩn bị và phân bổ cho từng bộ phận với số lượng yêu cầu.

Bàn giao văn phòng cũ cho chủ đầu tư

Đừng quên bàn giao nhà cũ cho chủ đầu tư và thực hiện các bước cần thiết khi kết thúc hợp đồng thuê văn phòng. Trong quá trình này, bạn cần lưu ý các vấn đề như yêu cầu phải có xác nhận bằng văn bản của bên cho thuê và khách hàng để tránh các vấn đề pháp lý về sau, hay việc bàn giao tài sản thuộc văn phòng cho thuê.

Giám sát quá trình vận chuyển và kiểm kê tài sản khi đến văn phòng mới

Nhiệm vụ cuối cùng trong danh sách việc cần làm khi chuyển văn phòng của bạn là theo dõi và giám sát quá trình vận chuyển của. Bao gồm tất cả việc đóng gói và di chuyển đồ đạc để hạn chế sự nhầm lẫn, hư hỏng hoặc mất mát hàng hóa trong quá trình vận chuyển giữa văn phòng cũ và văn phòng mới.

Một điều quan trọng cần làm khi đến văn phòng mới là kiểm kê để xem liệu có đủ số lượng tài sản để chuyển hay không. Việc kiểm kê được xây dựng dựa trên quá trình mã hóa và liệt kê tài sản ở bước 3. Sau khi hoàn thành việc kiểm kê tài sản, bạn có thể bắt đầu với các bước lập kế hoạch bố trí và trang trí văn phòng mới của mình theo kế hoạch thiết kế.

Dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp

VeNhaMoi là thương hiệu vận tải chuyên cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín, chuyên nghiệp. Giải pháp di dời văn phòng tiết kiệm nhất cho doanh nghiệp của bạn thuộc mọi loại hình và quy mô.

VeNhaMoi hiện là nhà cung cấp dịch vụ chuyển nhà và văn phòng hàng đầu với hơn 25 năm kinh nghiệm. Khách hàng sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp của VeNhaMoi sẽ được hưởng nhiều lợi ích đặc biệt:

• Cam kết làm việc tuyệt đối đúng thời gian và đúng tiến độ đã thỏa thuận ngay từ đầu.
• Tiến hành khảo sát toàn diện về dịch vụ chuyển văn phòng cho khách hàng và tư vấn báo giá miễn phí.
• Vận chuyển đồ đạc, trang thiết bị văn phòng theo đúng yêu cầu quy định trong hợp đồng chuyển văn phòng.
• Các chuyên viên của công ty sẽ tiến hành khảo sát phù hợp và lập danh sách số lượng tài sản cần vận chuyển, đóng dấu xác nhận của công ty, làm cơ sở báo giá chính xác.
• Cung cấp hợp đồng vận chuyển văn phòng toàn diện, đầy đủ cơ sở pháp lý. Đồng thời còn có con dấu pháp luật màu đỏ của công ty VeNhaMoi.vn.
• Cung cấp các giải pháp xây dựng hiệu quả nhằm giảm chi phí, đồng thời giảm chi phí cho khách hàng và giảm thời gian di chuyển văn phòng.

Công ty cam kết cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng chất lượng cao nhất với giá vận chuyển cạnh tranh nhất thị trường. Với đội ngũ nhân viên nhiệt tình, chuyên nghiệp và có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải, đảm bảo quá trình vận chuyển được hoàn thành nhanh chóng, hiệu quả và thành công, bạn sẽ hoàn toàn yên tâm.

Hãy liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn hoàn toàn miễn phí !

Thông tin liên hệ:

• Trụ sở TP.HCM: 373/68 Hà Huy Giáp, Thạnh Xuân, Quận 12, Tp.Hồ Chí Minh
• Văn Phòng TP. Hà Nội: Số 42 Ngõ 461 Minh Khai, Phường Vĩnh Tuy, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
• Hotline 24/07: 0939.032.479
• Email: venhamoivn@gmail.com
• Website: https://venhamoi.vn/

Trên đây là bài viết giải đáp chuyển văn phòng cần làm những gì. Hy vọng thông tin này hữu ích cho doanh nghiệp của bạn.